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Leider ist die Tatsache, daß auch eMails archiviert werden müssen, den meisten Unternehmen unbekannt oder wird bewußt ignoriert. Dabei drohen bei Mißachtung der gesetzlichen Regelung empfindliche Strafen!

Vereinfacht ausgedrückt ist nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (§ 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung) alles archivierungspflichtig, was für eine steuerliche Überprüfung und die Ordnungsgemäßheit der Buchhaltung bedeutsam ist. Das schließt die gesamte Unternehmenskorrespondenz, die sog. 'Handelsbriefe' in die Archivierung mit ein.

Als 'Handelsbriefe' werden sämtliche Schriftstücke (ob gedruckt oder digital) bezeichnet, die ein Handelsgeschäft betreffen.
Da es nahezu unmöglich ist eine automatische Selektierung vorzunehmen, ob ein eMail als Handels- oder Geschäftsbrief anzusehen ist, bleibt nur die Archivierung des gesamten Mailverkehrs!

Die Aufbewahrungspflicht beträgt sechs Jahre (für finanzamtrelevante Daten sogar 10 Jahre) und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Handelsbriefe abgesandt beziehungsweise empfangen wurden.

Lässt ein Unternehmer die Frage der Archivierung außer Acht, stellt dies einen Verstoß der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten dar. Unter Umständen kann eine fehlende Archivierung der entsprechenden E-Mails aber auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen (§ 283b Abs. 1 Nr. 2 Strafgesetzbuch)!

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